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Conditions Générales d'Utilisation

Formulaire d'enregistrement visiteur  ·  Version 1.0 — Juin 2025

En vigueur
À qui s'adressent ces CGU ?
Ces conditions s'appliquent à toute personne (le « visiteur ») qui utilise le formulaire d'enregistrement électronique mis à disposition par la société hôte via la plateforme NotiViz.

1. Objet du service

NotiViz est une plateforme SaaS de gestion des accès visiteurs. Elle permet aux organisations (les « hôtes ») de gérer l'enregistrement électronique de leurs visiteurs, l'envoi de notifications aux contacts internes et la tenue d'un registre de présence.

Le formulaire que vous utilisez est mis en œuvre par la société hôte dans le cadre de la gestion des accès à ses locaux. NotiViz agit en qualité de sous-traitant technique pour le compte de l'organisation hôte.

2. Accès au service

Le formulaire d'enregistrement est accessible :

  • par scan du QR code affiché à l'accueil de l'organisation hôte ;
  • via un lien URL direct communiqué par l'organisation hôte ;
  • sur tout appareil disposant d'un navigateur web moderne (smartphone, tablette, ordinateur).

L'accès au service est gratuit pour le visiteur. Aucune création de compte n'est requise.

3. Obligations du visiteur

En utilisant ce formulaire, le visiteur s'engage à :

  • Fournir des informations exactes, complètes et à jour ;
  • Ne pas usurper l'identité d'un tiers ;
  • Ne pas tenter de contourner les mécanismes de sécurité du service ;
  • Ne pas soumettre de données à caractère malveillant (scripts, injections, contenu illicite) ;
  • Respecter les consignes de sécurité et accords de confidentialité présentés lors de l'enregistrement, le cas échéant.

Toute information délibérément erronée engage la responsabilité exclusive du visiteur.

4. Données personnelles

Le traitement de vos données personnelles collectées via ce formulaire est décrit dans notre Politique de confidentialité.

Points essentiels :

  • Responsable du traitement : la société hôte — NotiViz intervient en qualité de sous-traitant (Art. 28 RGPD).
  • Durée de conservation : 12 mois à compter de l'enregistrement pour les données de visite ; 5 ans pour les signatures NDA.
  • Droits : accès, rectification, effacement, portabilité, opposition — exercice par email à l'organisation hôte ou à privacy@notiviz.io.

5. Propriété intellectuelle

La plateforme NotiViz, son interface, sa charte graphique et ses fonctionnalités sont la propriété exclusive de NotiViz SAS et sont protégés par les lois françaises et internationales relatives à la propriété intellectuelle.

L'utilisation du service ne confère au visiteur aucun droit de propriété ou de licence sur ces éléments. Toute reproduction, représentation ou exploitation non autorisée est interdite.

6. Limitation de responsabilité

NotiViz met en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité et la sécurité du service. Toutefois :

  • NotiViz n'est pas responsable des décisions prises par l'organisation hôte sur la base des enregistrements de visiteurs ;
  • NotiViz n'est pas responsable des interruptions de service dues à des causes extérieures (panne réseau, maintenance de l'infrastructure cloud Azure, cas de force majeure) ;
  • La responsabilité de NotiViz ne saurait excéder le montant éventuellement payé par le visiteur pour accéder au service (service gratuit pour le visiteur : responsabilité limitée à la valeur symbolique d'un (1) euro).

7. Disponibilité du service

Le service est fourni « en l'état », sans garantie de disponibilité continue. Des interruptions ponctuelles peuvent survenir pour des opérations de maintenance, des mises à jour ou des incidents techniques.

En cas d'indisponibilité du formulaire électronique, l'organisation hôte reste responsable de la mise en place d'une procédure d'enregistrement alternative pour ses visiteurs.

8. Modification des CGU

NotiViz se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. La version en vigueur est celle affichée sur cette page, datée en en-tête. L'utilisation du service après modification vaut acceptation des nouvelles conditions.

Pour les modifications substantielles, NotiViz s'engage à informer l'organisation hôte dans un délai raisonnable avant leur entrée en vigueur.

9. Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes CGU sont régies par le droit français. Tout litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Paris, sauf disposition légale contraire applicable aux consommateurs.

RGPD Droit français CNIL

10. Contact

Pour toute question relative à ces CGU ou au service NotiViz :

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Terms of Use

Visitor check-in form  ·  Version 1.0 — June 2025

In effect
Who do these Terms apply to?
These Terms apply to any person (the "visitor") who uses the electronic check-in form made available by the host organisation via the NotiViz platform.

1. Purpose of the service

NotiViz is a SaaS visitor management platform. It enables organisations ("hosts") to manage the electronic check-in of their visitors, send notifications to internal contacts, and maintain a visitor register.

The form you are using is deployed by the host organisation to manage access to its premises. NotiViz acts as a technical data processor on behalf of the host organisation.

2. Access to the service

The check-in form is accessible:

  • by scanning the QR code displayed at the host organisation's reception;
  • via a direct URL link provided by the host organisation;
  • on any device with a modern web browser (smartphone, tablet, computer).

Access to the service is free for the visitor. No account creation is required.

3. Visitor obligations

By using this form, the visitor agrees to:

  • Provide accurate, complete, and up-to-date information;
  • Not impersonate any third party;
  • Not attempt to circumvent the service's security mechanisms;
  • Not submit malicious data (scripts, injections, unlawful content);
  • Comply with any safety instructions and confidentiality agreements presented during check-in, where applicable.

Any deliberately false information is the sole responsibility of the visitor.

4. Personal data

The processing of your personal data collected via this form is described in our Privacy Policy.

Key points:

  • Data controller: the host organisation — NotiViz acts as a processor (Art. 28 GDPR).
  • Retention period: 12 months from check-in for visit data; 5 years for NDA signatures.
  • Rights: access, rectification, erasure, portability, objection — exercise by email to the host organisation or to privacy@notiviz.io.

5. Intellectual property

The NotiViz platform, its interface, visual identity and features are the exclusive property of NotiViz SAS and are protected by French and international intellectual property laws.

Use of the service does not grant the visitor any ownership or licence rights over these elements. Any unauthorised reproduction, representation or exploitation is prohibited.

6. Limitation of liability

NotiViz uses all reasonable means to ensure the availability and security of the service. However:

  • NotiViz is not liable for decisions made by the host organisation based on visitor records;
  • NotiViz is not liable for service interruptions caused by external factors (network failure, Azure cloud infrastructure maintenance, force majeure);
  • NotiViz's liability shall not exceed any amount paid by the visitor to access the service (service is free to visitors: liability limited to a symbolic value of one (1) euro).

7. Service availability

The service is provided "as is", without any guarantee of continuous availability. Temporary interruptions may occur for maintenance, updates, or technical incidents.

In the event of unavailability of the electronic form, the host organisation remains responsible for providing an alternative check-in procedure for its visitors.

8. Amendments to these Terms

NotiViz reserves the right to amend these Terms at any time. The current version is the one displayed on this page, dated in the header. Continued use of the service after any amendment constitutes acceptance of the new terms.

For material changes, NotiViz undertakes to inform the host organisation within a reasonable period prior to their entry into force.

9. Governing law and jurisdiction

These Terms are governed by French law. Any dispute relating to their interpretation or performance shall be subject to the exclusive jurisdiction of the courts of Paris, unless otherwise required by applicable consumer law.

GDPR French law CNIL

10. Contact

For any questions regarding these Terms or the NotiViz service: